電子帳簿保存法とは

2021年の電子帳簿保存法の改正にともなう宥恕処置が2023年12月31日をもって終わり、2024年1月からは電子帳簿保存法の適用が開始されました。

そもそも電子帳簿保存法とはなんなのか。

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データ化して保存する際の対象や保存ルールを定めた法律になっています。

電子帳簿保存法は1998年(平成10年)に初めて制定され、いままでの間に何回もの改正を行われてきた法律になります。

最近になって脚光を浴びている法律ですが、 実はかなり前からあった法律になります。

以前までの電子帳簿保存法は、電子帳簿保存をしたい事業者が税務署に申請を行って電子帳簿保存の適用を受けるものであったのが、インターネットなどの技術革新にともないある程度の事業者が対応できることを鑑みて、 税務署への申請要件がなくなったために、実質全事業者が対象となりました。

もともと国税関係書類(税務関係書類)は紙での保存が原則でしたが、電子帳簿保存法によって電子データでの保存が特例で認められていました。しかし、2021年改正にともなって今まで紙での保存を原則としていたものが、紙に出力して保存ができなくなりました。

これが、電子帳簿保存法が騒がれることになった原因であると思います。

ただ、電子帳簿保存法が始まったといっても要件は何で、実際どこまでのことをしないといけないのかなど分からない事業者の方がほとんどではないでしょうか？ そこで今回は中小企業に焦点をあてて、電子帳簿保存法で何が要件となり何をしないといけないのかについて解説していきます。

難しく思うかもしれませんが、当初の電子帳簿保存法の要件などと比べると、この宥恕期間の2年間の間でかなり簡単に改正が行われたので、思ったよりもできると思うのではないでしょうか？

それでは、次の章から解説を初めて行きたいと思います。

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法の内容に入る前に、2021年の改正でどの部分が電子帳簿保存の義務になったのかを解説します。

電子帳簿保存の義務

これを知ると実は意外と少ないことに驚くと思います。

まず大きく3つの分野に分かれます。

➀国税関係帳簿②国税関係書類③電子データ

この3分野にわかれます。

➀国税関係帳簿

まず、国税関係帳簿　　　　・・とは仕訳帳・総勘定元帳などの帳簿のことを言います。

恐らく聞き覚えのある書類ではないでしょうか？

普段の決算や日常の会計処理で作成しているものになります。

②国税関係書類

国税関係書類　　　　・・とは、貸借対照表・損益計算書などの決算関係書類と契約書や注文書、見積書、納品書などの取引関係書類のことを言います。

③電子データ

電子データとは②の取引関係書類を電子取引により取得するものを言います。

具体的に電子取引とは、電子メール・メールなどの添付ファイル・クラウドサービス・クレジットカードやスマホアプリのクラウドサービス・ペーパーレスのFAX・DVDなどの記録媒体 をいい。

これらの方法で相手方から受領する取引関係書類を言います。

この3分野の中で電子帳簿保存法の改正によって電子帳簿保存の義務化されるものは、「③の電子データ(相手方から受領する取引関係書類)」これのみとなります。

実は電子帳簿保存法の改正で義務化された部分についてはこれだけになります。

相手方から紙・で受領した取引関係書類や、自分自身で初めから作成する書類のデータ保存は任意・・となっています。

なので、紙で受領した書類については紙のままでの保存が認められています。

ただ、紙で貰ったものをスキャンをすることで保存を行う場合には、スキャナ保存に該当するため一定の要件を満たす必要が出てきます。

スキャナ保存とは

スキャナ保存の内容が出てきたのでスキャナ保存についても触れておこうと思います。

紙で貰った取引関係書類について、スキャナ保存する場合には➀ファイル要件②システム要件③検索機能要件④社内体制要件の大きく4つの要件を満たす必要があります。

要件が多く大変な様に思いますが使用しているソフトなどによっては簡単に要件を満たすことも可能です。

➀ファイル要件

まずファイル要件ですが、解像度200dpi以上・256階調以上(24ビットカラー)という要件がありますが、相当古いものでない限りは今あるスキャナーで十分満たせます。

②システム要件

次にシステム要件は、⑴タイムスタンプの付与　⑵バージョン管理　⑶帳簿との相互関連性の3つが示されています。

⑴タイムスタンプの付与については、いつにスキャンされたもの・・・・・・・・・・・・であるかが分かれば問題はないと思います。

⑵バージョンの管理とは、だれかが訂正・削除を行った場合に、その事実・内容の確認ができればいいとされています。

⑶帳簿との相互関連性については、重要書類に限定されていますが、どの仕訳と一致しているかなどがわかるようにできれば問題ありません。

3つの要件を説明しましたが、ほとんどがシステムに依存するものであるため、電子帳簿保存法に対応しているソフトを使用していただいていると問題はないと思います。

③検索機能要件

検索機能要件には、➀取引年月日・日付・金額・取引先で検索できる　②日付または金額の範囲を指定して検索できる　③二以上の任意の項目を組み合わせて検索できる　の3つの要件が示されていますが、 税務調査官の求めに応じてダウンロードできる場合には、②③の要件は不要とされているので、実際は・・・➀の取引年月日・日付・金額・取引先で検索をできるようにしておけば問題ありません。

④社内体制要件

社内体制要件ということで、⑴モニター等の出力要件　⑵システム概要書等の備え付け　⑶入力機関の制限　の3つの要件が示されています。

⑴モニター等の出力要件については、14インチ以上のカラーディスプレイと、カラープリンターとそれらの説明書があれば問題ありません。

⑵システム概要書の備え付けについても、システムの操作説明書や事務処理規定に関する書類を備え付けるだけで問題ありません。

⑶入力機関の制限については、２ヵ月以内にスキャナ保存を行えば問題ありません。

社内体制要件については、出力する装置が装備されており、2ヵ月以内に行っていただくだけで十分だと思います。

最近の機器では説明書などが機器の中に入っているものなどもあるので、心配する必要はないと思います。

以上がスキャナ保存の要件になります。

電子帳簿保存法の要件

続いて電子帳簿保存法の要件について解説を行います。

電子帳簿保存法には大きく２つの要件があります。

➀真実性の要件　②可視性の要件の２つになります。

➀真実性の要件

真実性の要件は次のいずれか・・・・を満たせばいいとされています。

⑴相手がタイムスタンプを付与したデータを受領　⑵スキャナ保存と同様の処理でタイムスタンプを付与　⑶訂正・削除ができないシステムを利用　⑷訂正・削除に関する事務処理規定を定める 　の4つのいずれかを満たせばOKとされています。⑴～⑶についてはシステムに依存してしまいますので、⑷の方法をオススメします。

この書類については、国税庁のHPにサンプルがあるので自社様に少しアレンジしてもらえれば問題ありません。

下記の国税庁のURLから電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定をダウンロードして作成してもらうだけでOKです。

国税庁のHPのURLを載せておきます→https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

②可視性の要件

可視性の要件に次の全て・・の要件を満たす必要があります。

⑴出力装置の備えつけ(パソコン・プリンター・モニターなど)　⑵システム概要書の備え付け(マニュアル書・説明書)　⑶検索要件の確保(スキャナ保存の検索要件と同じ)

⑴についてはそのままの通り機器があれば問題ありません。

⑵についても説明書があれば問題ありません。(近年は機器の中に説明書がある場合もほとんど)

⑶検索要件については、緩和措置があるので少し説明します。

検索要件の緩和措置として次の事業者については、⑶の検索要件が廃止され⑴⑵のみで満たすことができます。

・前々年の売上高が5,000万円以下である小規模事業者

・税務調査の際にデータを紙でプリントしたものを取引年月日、取引先ごとに整理して保存したものを提示提出できる全ての事業者

つまり、紙で取引先ごとに取引年月日で整理している場合も検索要件は不要となります。

以上が電子帳簿保存法の要件になります。言葉で見ると何をすればいいのか分からず難しいと思いますが、次の章でどのようにすればいいのかの説明を行いますので、そちらを参考にしてください。

また、現在は緩和措置として、社内ワークフローの整備が間に合わない場合などデータ保存の環境が整っていない事情がある場合には、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じることが可能であれば、電子帳簿保存の要件を満たすことができるとされています。

電子帳簿保存法で実際に行う必要があること

では、実際になにを行っていけばいいのかを ➀クラウド会計ソフトfreee会計を使わない場合 ②freee会計を使う場合 とで分けて説明しようと思います。

14インチ以上のモニターの用意や説明書の用意については分かると思いますので省略します。

➀クラウド会計ソフトfreeeを使わない場合

前提として、訂正・削除に関する事務処理規定については国税庁の雛型などを使用して作成しておいてください。

⑴帳簿書類の保存要件

まずは、帳簿書類(仕訳帳など)の保存要件を満たすためにですが、これは非常に簡単です。 現在会計で使用しているソフトをそのまま使用すれば問題ありません。

注意事項としては、税務調査の際にパソコンを用意し、データを参照できるようになっていることが必要です。

ですので、クラウド型の会計ソフトを使用している場合は、どのパソコンからでも入ることが可能なので、パソコンさえあればいいことになります。

⑵相手方から受領した電子データの保存

これについては、いくつかの方法があると考えられます。

とりあえず満たさないといけない要件は、取引年月日と取引先と金額の3つについては必ず・・検索で引っ掛かるようにする必要があります。

１つの方法としては検索できるファイル名に統一して保存しておくこと。

たとえば、相手方から送られてきたファイルなどについて、ファイル名を「取引年月日_取引先名_金額」※1にして保存することや、 取引先ごとのファイルを作成しておいて、「取引年月日_金額」※2というファイル名して検索をできるようにすることが考えられます。

※１例　　※２例

また、別の方法として、Excelなどで検索簿を作成するという方法も考えられます。

検索簿の作成例については国税庁のHPにサンプルがあるので参考にしてもらうといいと思います。

国税庁HP(索引簿の作成例)→https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

国税庁のサンプルはシンプル過ぎてどうすればいいのか分からなくなってしまうかもしれませんが、そのくらいシンプルなものでもいいということだと思います。

 

どの方法にせよ、取引年月日・取引先・金額を検索して引っ掛かるようにする必要があります。

どの方法が一番やりやすいかは、取引数や担当職員の数によって事業所ごとに違うと思いますので、自社にあった方法を試してもらえればいいと思います。

電子帳簿保存法には様々な要件がありますが、一番手間がかかるのは検索要件を満たすように書類を整理することだと思います。

また、紙で受領したものをスキャナ保存するだけでスキャナ保存の要件を満たさないといけなくなるため、紙で受領したものについては今まで通り紙で保存しておく方が楽かもしれません。

 

②クラウド会計ソフトfreeeを使用する場合

続いてクラウド会計ソフトfreeeを使用する場合を説明します。

私たちの事務所が推奨しているのがfreeeというだけですので、マネーフォワードや他の会計ソフトでも今は似たような機能はありますので、詳しくは各ソフト会社の情報を参照してもらえればと思います。

⑴帳簿保存の要件

➀と同様に使用しているソフト(今回ではfreee)をそのまま使用しているだけで満たせます。

クラウド会計ですので、どのパソコンからでもIDとPASSがわかれば入ることができるのが特徴です。

⑵相手方から受領した電子データの保存

freeeにはファイルボックスという機能があり、そこにPDFや写真をアップロードしていくことで電子帳簿保存の要件を満たすことができます。

日付や金額についてはfreee内のOCRが自動で読みとるので、取引先などを入力するだけで電子帳簿保存の要件を満たせることができます。

また、会計処理にファイルを紐づけることが可能なので、会計処理に紐づけることで会計データから信憑書類へ飛ぶことも可能ですので、検索要件を満たすことも簡単です。

freeeを使用していればファイルボックスへ写真やＰＤＦをアップロードするだけで電子帳簿保存の要件を満たせます。

相手方から送られてきた書類・こちらから送った書類を全部ファイルボックスへアップロードをするという単純な方法となります。

またfreeeを使用していない方でも、freeeのファイルボックスだけを無料で使用することが可能なので、電子帳簿保存にだけ・・・・・・・・・使用することも可能だそうです。

クラウド会計の普及によって電子帳簿保存もかなり簡単に行うことが可能となりました。

クラウド会計を使用しない場合には、金額・取引先・日付を何かしらの方法で管理するという膨大な手間が発生してしまいます。

クラウド会計を使用するだけでそれらの手間の多くを省くことができるのもクラウド会計の魅力かもしれません。

freeeでは、携帯アプリを使用することでスマホ1つで、写真を撮って会計処理を行うこともできます。

この取った写真はファイルボックスへ自動的に保存されますので、写真をとるだけで電子帳簿保存を行うことが可能なのです。

電子帳簿保存法という手間が増える改正が行われた中でいかに効率良く楽に行っていくかということを考える機会なのかもしれません。

まとめ

以上の様に、電子帳簿保存法について解説してきました。

電子帳簿保存法は手間が多くなる大変な改正になりますが、クラウド会計などを使用することで楽にすることも可能です。

この機会に今までの経理や書類の保存の仕方を見直して、クラウド会計を導入してみるのもいいかもしれません。

freeeなどでは30日間のお試し期間の制度もあるので、切り替える前に一度freeeに登録してみて試してみるのもいいと思います。

クラウド会計は、いままでの会計と大きく変わるので導入当初は事務処理の仕方などにわからなくなることもたくさんあると思いますが、何度かしていくうちに慣れますし、 慣れると処理の手数も減りますし自動化ができますので、効率化につながると思います。

 

最後になりましたが、私たち小林正朋税理士事務所は三重県伊賀市に事務所を構えています。

私たち小林正朋税理士事務所では三重県・伊賀市・名張市の中小企業・個人事業者を中心に、税務相談はもちろんのこと、クラウド会計の導入と経理改善にも力を入れています。

クラウド会計については「freee」を標準採用しており、現在伊賀市・名張市では数少ない「４つ星認定アドバイザー」としてfreeeの導入支援を行っています。

電子帳簿保存法にお困りの方はこの機会にfreeeを導入してみてはいかがでしょうか？

freeeの導入に合わせて、経理業務の見直しや資料管理の見直しなど経理改善も同時に進めている企業様がほとんどとなってきています。

皆さんもfreeeの導入に興味があるという方・経理業務を改善していきたいという方 伊賀市だけに限らず、三重県全域・全国も対応可能ですので、気軽にお問合わせ下さい。

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